Создать PDF Рекомендовать Распечатать

Алгоритм разработки блок-схем для административных регламентов

Отраслевая экономика | (120) УЭкС, 2/2019 Прочитано: 232 раз
(0 Голосов:)
  • Автор (авторы):
    Фионова Людмила Римовна
  • Дата публикации:
    05.02.19
  • ВУЗ ИЛИ ОРГАНИЗАЦИЯ:
    ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет»

Алгоритм разработки блок-схем  для административных регламентов

Algorithm development of flowcharts for administrative regulations

 

Фионова Людмила Римовна

Fionova Liudmila Rimovna

д.т.н., профессор, зав. кафедрой «Информационное обеспечение  управления и производства» факультета вычислительной техники

ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет», г. Пенза

e-mail: inoup@pnzgu.ru

 

Аннотация: В статье приведены результаты анализа административных регламентов, разработанных органами власти Пензенской области. Отмечено, что административные регламенты играют большую роль в повышении качества предоставляемых населению услуг. Для повышения качества самих административных регламентов предложен алгоритм разработки блок-схем. Продемонстрировано применение алгоритма для улучшения административного регламента конкретной услуги.

Abstract: The article presents the results of the analysis of administrative regulations developed by the authorities of the Penza region. It is noted that administrative regulations play an important role in improving the quality of services provided to the population. To improve the quality of the administrative regulations proposed algorithm for the development of flowcharts. The application of the algorithm to improve the administrative regulations of a particular service is demonstrated.

Ключевые слова: административный регламент, орган власти, качество услуги, блок-схема, алгоритм разработки

Keywords: administrative regulations, authority, quality of service, flowchart, algorithm of development

 

В Приволжском федеральном округе Пензенская область в 2018 году занимала 11-е место из 14 субъектов по параметру «Публичные сведения о деятельности государственных учреждений».

Анализ разработанных органами власти Пензенской области административных регламентов (АР) выявил целый ряд проблем, что говорит о недостаточной жесткости и детальности требований к данным документам, закрепленных в Постановлении Правительства РФ № 373 [1] (рисунок 1).

Рисунок 1 – Соотношение степени соответствия АР требованиям законодательства

АР представлены только для 54 % муниципальных услуг, оказываемых в электронной форме. Наименования некоторых муниципальных услуг не обновлены в соответствии с Реестром муниципальных услуг г. Пензы. В описании некоторых услуг имеются ошибки (опечатка в наименовании услуги, нерабочие гиперссылки).

АР играют большую роль в повышении качества предоставляемых населению услуг [2]. В связи с этим для оптимизации разработки АР государственных и муниципальных услуг нормативными актами должны устанавливаться четкие и однозначные требования к структуре документа, чтобы каждый раздел, подраздел и даже пункт могли содержать только необходимую информацию и имели иерархическую нумерацию. Это сделает текст АР унифицированным, позволит легко ориентироваться в документе. Ведь номер пункта уже сможет сообщать конечному пользователю какую информацию в нем можно найти, а разработчику - что здесь следует написать.

Кроме того, «для достижения максимальной эффективности при оказании услуг населению необходимо разработать нормативные акты, в которых будут четко прописаны методы, средства и технологии организации согласованного взаимодействия государственных служащих и органов власти» [3].

Одним из главных направлений совершенствования законодательства в области предоставления государственных услуг является закрепление требований к разработке блок-схем. Хотя блок-схема является необязательным элементов АР, но именно она наиболее понятно может описать последовательность всех действия и тому, кто оказывает услугу, и тому, кто её получает.

Предлагается установить следующие правила её составления:

- отражать на схеме все административные действия, прописываемые в разделе 3 административного регламента [4];

- соблюдать последовательность действий в соответствии с разделом 3;

- помещать каждое действие в отдельный блок;

- иллюстрировать возможные разветвления на схеме с помощью блоков решения, в которых следует указывать условие принятия решения в виде вопроса, ответить на который можно «да» или «нет»;

- отражать на схеме исполнителей и результаты каждого административного действия.

При разработке правил можно руководствоваться таким документом как ГОСТ 19.701-90 (ИСО 5807-85) [5]. Очевидно, что требования данного государственного стандарта не распространяются на документы органов государственной власти, однако здесь установлены общепринятые принципы построения любых блок-схем. В связи с этим нормативное закрепление привычных для граждан правил и их соблюдение в схемах предоставления государственных услуг облегчит восприятия представляемой на них информации. 

При построении блок-схемы необходимо помнить, что чем детальнее регламентация, тем быстрее и качественнее будет проходить процесс предоставления государственной услуги [6].

Непосредственным разработчикам АР в органах власти следует прописывать конкретные должности ответственных лиц, а не обобщенные формулировки вида «специалист министерства» или «должностное лицо отдела».

Конечно, не менее важным является грамотность и корректность текста АР, для достижения которых нужно знать, что случаями наступления ответственности, фиксируемыми в документе, является невыполнение или ненадлежащее выполнение определенных действий, а не наоборот, например, ответственность может наступить за несоблюдение сроков рассмотрения запроса заявителя и т.п. Персональную ответственность за соблюдение требований АР рекомендуется также закреплять в должностных регламентах государственных гражданских служащих.

Для выполнения всех разработанных рекомендаций целесообразно подготовить примерные АР, которые будут служить образцами для органов власти.

Основными характеристиками при разработке АР должны стать простота и максимальная детализация взаимодействия всех участвующих в оказании услуги [7]. Написанный на качественном уровне АР сможет дать ясное представление о том, какую роль в процессе играет конкретный исполнитель, можно ли выполнять часть работ параллельно несколькими участниками, а также какие процедуры являются избыточными [8].

Кроме того, рекомендуется осуществлять регулярный мониторинг качества действующих АР, уделять внимание мнению потребителей государственных услуг, проводить опросы, разбирать получаемые от них предложения, замечания [9].

Разработанные теоретические рекомендации по совершенствованию текста АР попробуем применить к одному из проанализированных документов.

На основе АР предоставления органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Пензенской области государственной услуги «Назначение и выплата пособия при усыновлении (удочерении) ребенка, оставшегося без попечения родителей» [10] разработаем примерный АР, регулирующий оказание этой же государственной услуги Социальным управлением города Пензы.

Данный выбор обоснован тем, что в настоящее время документ Министерства труда, социальной защиты и демографии Пензенской области носит обобщенный характер, не закрепляет ответственных исполнителей, а потому не дает пользователю ясного представления о процессе назначения пособия по усыновлению (удочерению) ребенка в конкретном органе управления.

Текст перерабатываемого АР дополним следующими пунктами обязательной информации:

- технология текущего контроля за выполнением АР, а также принятием решений ответственными исполнителями Социального управления города Пензы;

- ответственность специалиста 1 разряда отдела делопроизводства
и хозяйственного обеспечения, ведущего специалиста отдела социальных выплат, пособий и компенсаций, осуществляющих предоставление государственной услуги в Социальном управлении города Пензы;

- требования к правилам и способам контроля за оказанием государственной услуги в Социальном управлении города Пензы со стороны населения.

Кроме того, в АР требуется закрепить конкретные должности лиц, несущих ответственность за каждое административное действие. Так, предоставление государственной услуги в Социальном управлении города Пензы осуществляют специалист 1 разряда отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения и ведущий специалист отдела социальных выплат, текущий контроль за исполнением положений АР проводится заместителем руководителя органа власти.

Последовательность описания административных процедур, сопровождающих оказание услуги по выплате пособия, будет приведена в соответствие с требованиями Постановления Правительства РФ № 373. В целом текст документа подлежит конкретизации с целью отражения особенностей работы Социального управления города Пензы.

Проиллюстрировать последовательность выполнения всех административных действий, описанных в разделе 3 перерабатываемого АР, позволит построенная блок-схема, представленная на рисунке 2. Данная схема отражает процесс назначения пособия при личном обращении гражданина в Социальное управление города Пензы. Начало и окончание процесса предоставления государственной услуги обозначены специальными блоками.

В отдельные блоки, предназначенные для иллюстрации процесса, помещены следующие административные действия: 

- прием заявления и документов;

- проверка комплектности документов;

- заверение копий документов;

- регистрация документов;

- проверка документов на наличие оснований для выплаты пособия;

 

Рисунок 2 – Блок-схема предоставления государственной услуги
в ходе личного приема

- формирование личного дела заявителя и его уведомление о назначении пособия;

- оформление решения о назначении пособия и его передача в кредитную организацию;

- выплата пособия в установленном размере.

В качестве альтернативных вариантов действий на схеме размещены (добавлены) «отказ в предоставлении услуги», а также «уведомление заявителя об отказе в предоставлении услуги».

Кроме того, здесь продемонстрированы (опять же добавлены) условия выбора варианта дальнейших действий с помощью специальных блоков решения. Такие условия сформулированы в виде вопросов, позволяющих определить, предоставлен ли заявителем полный пакет необходимых документов, есть ли среди них копии, а также действительно ли решение суда об усыновлении (удочерении) ребенка на момент назначения пособия.

Все размещенные на схеме блоки пронумерованы, стрелки снабжены необходимыми поясняющими подписями, связи с процессами, размещенными на втором листе схемы, обозначены специальными блоками.

Разработанная блок-схема проста для восприятия, позволит гражданам легко и быстро разобраться в действиях, осуществляемых в процессе предоставления услуги, разъяснит требования, прописанные в тексте документа.

В связи с тем, что данная схема не позволяет определить лиц, ответственных за выполнение административных действий, и результаты их выполнения, предлагается включать в АР и более сложную, детальную схему, представленную на рисунке 3.

В предлагаемой схеме приведены блоки процессов и решений, аналогичные размещенным на первой блок-схеме, но при этом для каждого действия указаны ответственные исполнители, которые находятся в левом столбце в специальных блоках.

 

 

Рисунок 3 – Детальная блок-схема предоставления государственной услуги
в ходе личного приема

Кроме того, в правом столбце в блоках, обозначающих документы, помещены результаты каждого действия. Таким образом, такая схема позволяет узнать основные сведения о каждом процессе, например, она показывает, что прием полученных от заявителя заявления и документов осуществляет специалист 1 разряда отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения, в результате заявителю выдается расписка в получении документов, а сам комплект документов передается на проверку комплектности.

Предлагаемый вид блок-схемы может использоваться руководителями для проведения текущего контроля предоставления государственных услуг. Граждане также могут пользоваться данной схемой для подробного изучения действий ответственных лиц органа власти.

Рисунок 3 (Окончание)

Для наглядного представления особенностей выполнения административных действий в случае обращения заявителя в МФЦ и направления документов в электронной форме необходимо создать отдельные блок-схемы.

Детальная блок-схема, отражающая порядок оказания услуги в случае подачи документов через Портал государственных услуг, приведена на рисунке 4.

Такая схема наглядно показывает, что рассмотрение поступивших через Портал государственных услуг документов осуществляет специалист 1 разряда отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. В случае получения документов, подписанных электронной подписью, проводится их проверка на соблюдение условий признания действительности электронной подписи.

 

 

Рисунок 4 – Детальная блок-схема предоставления государственной услуги
в электронной форме

При несоблюдении установленных условий заявителю направляется электронное уведомление об отказе в приеме документов. Соблюдение же необходимых условий является основанием для приема документов и уведомления об этом заявителя. Если проверка электронной подписи не требуется, то документы сразу подлежат приему.

Затем сотрудник реализует проверку комплектности принятых документов, по результатам которой гражданину либо направляется электронное уведомление об отказе в оказании услуги, либо осуществляется распечатка электронного комплекта документов.

Полученный в результате комплект документов в бумажной форме регистрируется и передается ведущему специалисту.

 

Рисунок 4 (Окончание)

Ведущий специалист отдела социальных выплат, пособий и компенсаций выполняет проверку всего комплекта документов на наличие оснований для выплаты пособия.

Для принятия положительного решения проверка должна показать, что решение суда об усыновлении (удочерении) ребенка действительно. В такой ситуации на основе комплекта документов заявителя будет сформировано его личное дело. В противном случае гражданину будет дан отказ в оказании услуги. При принятии решения в пользу заявителя следующим этапом станет оформление решения о назначении пособия и его передача в кредитную организация, которая затем и осуществит непосредственную выплату пособия, подтверждением которой будет выданная квитанция.

Приведенное описание демонстрирует то, насколько много информации можно почерпнуть из предлагаемого вида схемы.

Можно построить аналогичную блок-схему предоставления государственной услуги при обращении в МФЦ.

Таким образом, разработанные блок-схемы позволяют отследить правомерность действий государственных служащих, как руководством органа власти, так и потенциальными потребителями услуг.

Для построения правильных, наглядных блок-схем сложного типа рекомендуется выполнять следующий алгоритм действий:

1. Составить перечень административных действий, описанных
в разделе 3 АР.

2. Определить условия отказа в приеме документов и предоставлении государственной услуги, а также другие условия, влекущие появления разветвлений процессов.

3. Построить простую блок-схему предоставления государственной услуги, отражающую выделенные процессы и решения.

4. Определить какие документы готовятся в результате выполнения каждого административного действия.

5. Разместить блоки действий в одном столбце, справа от него поместить необходимые блоки решения, результаты действий поместить в крайнем правом столбце.

6. Разместить на схеме блоки начала и конца.

7. Обозначить связи между блоками с помощью стрелок и, при необходимости, ссылочных блоков.

8. Снабдить имеющиеся разветвления процессов поясняющими надписями «да» или «нет».

9. Слева от каждого административного действия указать ответственных исполнителей.

10. Пронумеровать все блоки схемы, кроме обозначающих ответственных исполнителей.

Кроме того, с целью пояснения пользователям назначения используемых блоков рекомендуется для разработанных схем прописать условные обозначения.

Оформление АР Социального управления города Пензы необходимо привести в соответствие с требованиями такого документа как «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [11].

Подготовленный АР необходимо размещать на официальном сайте органа власти в формате .pdf, так как в файлы формата .doc легко могут быть внесены изменены, вследствие чего такие документы не вызывают доверия граждан [12].

Грамотно разработанный АР даст возможность снизить срок оказания услуги, повысить производительность труда, выстроить четкую схему движения документов и снизить избыточный документооборот, а также наладить эффективное межведомственное взаимодействие [13]. Кроме того, закрепление конкретных критериев принятия решений не допустит случаев ущемления прав граждан, упростит контроль за действиями ответственного должностного лица, сделает работу органа управления прозрачнее и понятнее для заявителя [14].

Таким образом, в случае реализации всех приведенных рекомендаций, АР предоставления государственной услуги станет одним из наиболее эффективных инструментов оптимизации деятельности органов власти. Сформулированные рекомендации окажут практическую помощь разработчикам в создании правильных и надлежащим образом регламентирующих предоставление государственной услуги АР.

Библиографический список:

1. Постановление Правительства РФ «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» от 16.05.2011 № 373 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 13.06.2018 № 676).

2. Горлова О.С. «Повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг»/ Экономика и управление: проблемы, решения: Научный журнал №10 (22)/ Издательский дом «Научная библиотека» - Москва, 2013. С. 29-35.

3. Фионова Л.Р., Фионова Ю.Ю. «Разработка модели процесса оказания услуги»/ Теория и практика общественного развития : Междунар. науч. журн. №15 / гл. ред. В.Л. Харсеева – Краснодар : ООО Издательский дом «ХОРС», 2015. С. 38-41.

4. Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 № 210-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 18.04.2018 № 78-ФЗ).

5. ГОСТ 19.701-90 (ИСО 5807-85). «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 26.12.1990 № 3294).

6. Федотов В.В. «Актуальные направления совершенствования административных регламентов по предоставлению государственных (муниципальных) услуг»/ Вопросы российского и международного права: Научный журнал № 10/ Издательство «Аналитика Родис», 2015. С. 59-73.

7. Рекомендации по разработке порядка разработки и утверждения исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг (одобрены Правительственной комиссией по проведению административной реформы 23.11.2010 № 109).

8. Козырев М.С. «Порядок принятия и исполнения административного регламента предоставления государственных услуг федеральными органами исполнительной власти»/Материалы Афанасьевских чтений: Научный журнал № 4/ гл. ред. В.В. Бондалетова – Москва, 2016. С. 32-35.

9. Постановление Правительства Пензенской области «О разработке
и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Пензенской области» от 29.06.2011 № 410-пП (в ред. Постановлений Правительства Пензенской области от 28.06.2017 № 308-пП).

10. Административный регламент предоставления органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Пензенской области государственной услуги «Назначение и выплата пособия при усыновлении (удочерении) ребенка, оставшегося без попечения родителей» (утвержден Приказом Министерства труда социальной защиты и демографии Пензенской области от 29.05.2013 № 191-ОС) (ред. от 31.05.2016).

11. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

12. Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009 № 8-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 28.12.2017 № 423-ФЗ).

13. Симакова Е.К. «Административные регламенты исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг» / Вестник Санкт-Петербургской юридической академии № 3(32), 2016.  С. 87-92.

14. Яцкин А.В. «Правовое регулирование разработки Административных регламентов»/ Журнал российского права № 10/ Издательство: ООО «Юридическое издательство «Норма», 2006. С. 18-28.

 

  vakperechen

ОБНОВЛЕННЫЙ СПИСОК ВАК 2016 г.
ОТ 19.04.2016  >> ПРОСМОТРЕТЬ
tass
 
ПО ВОПРОСАМ ПУБЛИКАЦИИ СТАТЕЙ И СОТРУДНИЧЕСТВА ОБРАЩАЙТЕСЬ:
skype SKYPE: vak-uecs
e-mail
MAIL: info@uecs.ru
phone
+7 (928) 340 99 00
 

АРХИВ НОМЕРОВ

(01) УЭкС, 1/2005
(02) УЭкС, 2/2005
(03) УЭкС, 3/2005
(04) УЭкС, 4/2005
(05) УЭкС, 1/2006
(06) УЭкС, 2/2006
(07) УЭкС, 3/2006
(08) УЭкС, 4/2006
(09) УЭкС, 1/2007
(10) УЭкС, 2/2007
(11) УЭкС, 3/2007
(12) УЭкС, 4/2007
(13) УЭкС, 1/2008
(14) УЭкС, 2/2008
(15) УЭкС, 3/2008
(16) УЭкС, 4/2008
(17) УЭкС, 1/2009
(18) УЭкС, 2/2009
(19) УЭкС, 3/2009
(20) УЭкС, 4/2009
(21) УЭкС, 1/2010
(22) УЭкС, 2/2010
(23) УЭкС, 3/2010
(24) УЭкС, 4/2010
(25) УЭкС, 1/2011
(26) УЭкС, 2/2011
(27) УЭкС, 3/2011
(28) УЭкС, 4/2011
(29) УЭкС, 5/2011
(30) УЭкС, 6/2011
(31) УЭкС, 7/2011
(32) УЭкС, 8/2011
(33) УЭкС, 9/2011
(34) УЭкС, 10/2011
(35) УЭкС, 11/2011
(36) УЭкС, 12/2011
(37) УЭкС, 1/2012
(38) УЭкС, 2/2012
(39) УЭкС, 3/2012
(40) УЭкС, 4/2012
(41) УЭкС, 5/2012
(42) УЭкС, 6/2012
(43) УЭкС, 7/2012
(44) УЭкС, 8/2012
(45) УЭкС, 9/2012
(46) УЭкС, 10/2012
(47) УЭкС, 11/2012
(48) УЭкС, 12/2012
(49) УЭкС, 1/2013
(50) УЭкС, 2/2013
(51) УЭкС, 3/2013
(52) УЭкС, 4/2013
(53) УЭкС, 5/2013
(54) УЭкС, 6/2013
(55) УЭкС, 7/2013
(56) УЭкС, 8/2013
(57) УЭкС, 9/2013
(58) УЭкС, 10/2013
(59) УЭкС, 11/2013
(60) УЭкС, 12/2013
(61) УЭкС, 1/2014
(62) УЭкС, 2/2014
(63) УЭкС, 3/2014
(64) УЭкС, 4/2014
(65) УЭкС, 5/2014
(66) УЭкС, 6/2014
(67) УЭкС, 7/2014
(68) УЭкС, 8/2014
(69) УЭкС, 9/2014
(70) УЭкС, 10/2014
(71) УЭкС, 11/2014
(72) УЭкС, 12/2014
(73) УЭкС, 1/2015
(74) УЭкС, 2/2015
(75) УЭкС, 3/2015
(76) УЭкС, 4/2015
(77) УЭкС, 5/2015
(78) УЭкС, 6/2015
(79) УЭкС, 7/2015
(80) УЭкС, 8/2015
(81) УЭкС, 9/2015
(82) УЭкС, 10/2015
(83) УЭкС, 11/2015
(84) УЭкС, 11(2)/2015
(85) УЭкС,3/2016
(86) УЭкС, 4/2016
(87) УЭкС, 5/2016
(88) УЭкС, 6/2016
(89) УЭкС, 7/2016
(90) УЭкС, 8/2016
(91) УЭкС, 9/2016
(92) УЭкС, 10/2016
(93) УЭкС, 11/2016
(94) УЭкС, 12/2016
(95) УЭкС, 1/2017
(96) УЭкС, 2/2017
(97) УЭкС, 3/2017
(98) УЭкС, 4/2017
(99) УЭкС, 5/2017
(100) УЭкС, 6/2017
(101) УЭкС, 7/2017
(102) УЭкС, 8/2017
(103) УЭкС, 9/2017
(104) УЭкС, 10/2017
(105) УЭкС, 11/2017
(106) УЭкС, 12/2017
(107) УЭкС, 1/2018
(108) УЭкС, 2/2018
(109) УЭкС, 3/2018
(110) УЭкС, 4/2018
(111) УЭкС, 5/2018
(112) УЭкС, 6/2018
(113) УЭкС, 7/2018
(114) УЭкС, 8/2018
(115) УЭкС, 9/2018
(116) УЭкС, 10/2018
(117) УЭкС, 11/2018
(118) УЭкС, 12/2018
(119) УЭкС, 1/2019

 Федеральная служба по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций

№ регистрации СМИ ЭЛ №ФС77-35217 от 06.02.2009 г.       ISSN: 1999-4516